Digitalizzazione aule e segreterie scolastiche: cos’è importante considerare

Arredo scolastico innovativo per aule e segreteria alunni, scegliere gli strumenti giusti

Published: Agosto 18th, 2022

Il nuovo anno scolastico 2022/2023 sta per iniziare e porta con sé un bagaglio di esperienze maturate negli ultimi due anni. Tra queste, sicuramente la forte spinta verso la digitalizzazione che ha toccato tutti gli ambiti della Pubblica Amministrazione con l’introduzione dello SPID per accedere ai servizi ai cittadini e alle imprese. 

Gli istituti scolastici non sono stati da meno: registro elettronico, riunioni in videoconferenza, didattica digitale integrata, lezioni a distanza e possibilità di seguire da remoto per gli studenti in quarantena nei momenti più complicati della curva epidemica. 

Attualmente, la scuola italiana si appresta a ricominciare un nuovo anno scolastico in presenza ma con tante novità tecnologiche ormai diventate prassi e, tra queste, la segreteria digitale rappresenta sicuramente uno dei punti chiave.

Archiviare documenti online e potervi accedere in maniera veloce e puntuale snellisce le procedure, ottimizza i flussi e velocizza i processi. A patto però di realizzare sistemi adeguati. E per farlo è necessario dotare l’istituto di arredo scolastico tecnologico di buon livello, altrimenti ogni sforzo potrebbe diventare inutile. Ritrovarsi server che non rispondono, pc obsoleti che si bloccano di continuo e necessitano di essere riavviati, monitor lenti che sfarfallano o device che non supportano gli aggiornamenti software non è esattamente la strada giusta verso la digitalizzazione. La tecnologia deve rendere l’esperienza di utilizzo semplice, fluida, piacevole. E ormai il livello raggiunto dai dispositivi sul mercato è tale da assicurare prestazioni ottimali in ogni situazione. 

Aule digitali e segreterie online, i fondi del Pon Digital Board (bando 2021)

Per le scuole che erano rimaste un po’ indietro sul versante digitalizzazione delle aule e delle segreterie scolastiche, è arrivato lo scorso anno il bando Digital board” 2021, un’iniezione di fondi europei pensati appositamente per far sì che le scuole di ogni ordine e grado si dotassero di arredi scolastici innovativi, come monitor interattivi e display multimediali di ultima generazione.

Grazie al bando Pon Digital Board, le scuole italiane, da nord a sud, hanno potuto presentare progetti importanti per la realizzazione di aule scolastiche innovative e segreterie online che rendono ormai irreversibile il processo di digitalizzazione scolastica già in atto prima del 2020 ma che, negli ultimi due anni, ha subito un’accelerazione mai vista prima in termini di fondi e di interventi statali.

Il bando da 455 milioni di euro di fondi europei per la digitalizzazione delle aule scolastiche e delle segreterie è stato infatti suddiviso in due moduli: il primo, dedicato alle aule scolastiche, prevedeva l’acquisto di monitor digitali interattivi touch screen per le classi del primo e del secondo ciclo; il secondo step, dedicato alla digitalizzazione delle segreterie alunni, prevede l’acquisto da parte degli istituti interessati di arredo scolastico innovativo e attrezzature digitali per gli uffici di segreteria. Gli interventi approvati nel progetto presentato dovranno essere realizzati, collaudati e completati entro il 31 dicembre 2022.

Perché è importante l’organizzazione della segreteria scolastica

Anche se spesso non le si dà il giusto peso, la segreteria delle scuole è un elemento fondamentale per il buon funzionamento dell’istituto e per il benessere degli studenti e delle famiglie. La segreteria didattica si occupa infatti di tutti quegli aspetti che riguardano non solo la burocrazia ma soprattutto i bisogni degli alunni: dalle iscrizioni ai certificati di frequenza, dalle pagelle all’organizzazione degli scrutini, fino alle gite scolastiche e i progetti didattici. Dalla segreteria alunni passa buona parte dell’organizzazione della scuola, tanto per i bambini o i ragazzi quanto per i loro genitori e i docenti. Una scuola che funziona bene ha sicuramente alle spalle una segreteria studenti ben organizzata.  

Ma come si organizza una segreteria alunni? Facciamo un passo indietro. Intanto la segreteria di una scuola si suddivide in quattro aree di competenza: contabilità, didattica, protocollo e personale. All’inizio dell’anno scolastico il Dirigente scolastico redige un piano delle attività per suddividere i compiti tra i vari addetti alla segreteria a seconda delle competenze individuali. Spesso, purtroppo, questo processo non avviene a inizio anno scolastico poiché può accadere che il personale amministrativo non sia al completo. In ogni caso, l’organizzazione della segreteria scolastica è fondamentale per il buon funzionamento dell’istituto, anche per il fatto che negli ultimi anni gli adempimenti amministrativi sono aumentati rispetto al passato.

Di sicuro, adottare una segreteria digitale con risponditore automatico può essere un buon sistema per ottimizzare i flussi di richieste. In questo modo tutte le e-mail che arrivano a scuola possono essere smistate e inviate direttamente al personale che si occupa di quella determinata area di lavoro. Stesso discorso per le telefonate. È fondamentale sapere chi fa cosa per poter indirizzare il genitore o lo studente verso gli addetti che si occupano delle mansioni legate alla richieste. Ad esempio, se un genitore richiede il trasferimento dell’alunno in un altro istituto, visto che ci sono una serie di passaggi e di documenti necessari affinché il trasferimento da una scuola all’altra vada a buon fine, è necessario che la persona incaricata sia ben organizzata in modo da sapere in qualunque momento a che punto si trovi la pratica e sia in grado di gestirla al meglio per il buon nome della scuola e per un buon servizio all’utenza.

Proprio per questo è cruciale, in una segreteria scolastica, non solo suddividere i compiti in maniera chiara ed esaustiva tra il personale amministrativo con un mansionario puntuale, ma anche nominare dei sostituti nel caso l’addetto incaricato sia assente. Ed ecco che la tecnologia diventa un’importante alleata, abbinata a processi consolidati e noti a tutto il personale. Cosa ancora più importante nel caso di personale neoassunto e con poca esperienza: avere a disposizione un sistema informatizzato e dei flussi di lavorazione precisi ed esaustivi può aiutare anche chi non conosce le procedure a svolgere e ottimizzare le sue mansioni. 

Scuola digitale e arredo scolastico, la tecnologia è necessaria

Se fino a una ventina di anni fa l’arredo scolastico era composto di lavagne, banchi, sedie e cattedre, oggi che siamo nell’era di Internet la scuola non può esimersi dall’implementare nella didattica la tecnologia e il digitale. Con il passare degli anni e l’avanzare della tecnologia, le scuole si sono lentamente trasformate e la didattica si è evoluta lentamente insieme alla società. Poi, dal 2020, si è avuta un’accelerazione mai vista prima: le lezioni a distanza hanno rimodellato la didattica da analogica a digitale e gli insegnanti si sono dovuti attrezzare e formare per offrire agli alunni un nuovo modo di fare scuola. 

Oggi la didattica digitale integrata (DDI) è una prassi consolidata sin dalla prima elementare: i bambini imparano a leggere, scrivere e usare i device multimediali per fare i compiti. Inoltre, molto spesso i compiti a casa includono materiali multimediali come video o quiz interattivi.

Si può quindi affermare che la strada è ormai tracciata e non si torna indietro. E a chi fosse ancora nostalgico della vecchia lavagna con i gessi non resta che rassegnarsi all’evidenza dei fatti: sono innumerevoli i benefici dei progetti scolastici innovativi per gli studenti e l’utilizzo in aula di digital board può aiutare gli studenti nell’apprendimento.

Stesso discorso vale per le segreterie scolastiche. Se prima bastavano un telefono e una scrivania, oggi non più. Genitori e alunni hanno imparato a utilizzare il sito ufficiale della scuola per ricevere le informazioni, a inviare una e-mail per inoltrare le richieste e a partecipare alle riunioni online per un confronto con i docenti e le altre famiglie. E così anche il personale amministrativo ha dovuto imparare a usare la tecnologia non solo per le mansioni di archiviazione e gestione pratiche, ma anche per le comunicazioni con l’esterno. Ma tutto questo richiede la dotazione dei giusti strumenti informatici per la corretta gestione delle informazioni, altrimenti il sistema e le persone addette vanno in tilt.                                         

Dalle aule alla segreteria alunni, come scegliere gli strumenti giusti per la digitalizzazione scolastica

Se oggi è fondamentale per una didattica efficace e al passo con i tempi dotare la propria scuola di strumenti informatici adeguati e di una potente rete internet, stesso discorso vale per l’organizzazione della segreteria scolastica. E se per i ragazzi e le famiglie è ormai consueto utilizzare strumenti come il registro elettronico, Google Classroom o altre piattaforme per la didattica, anche la segreteria studenti deve essere adeguata alle richieste dell’utenza. 

La digitalizzazione delle segreteria ha, inoltre, numerosi vantaggi: si snelliscono le procedure, si velocizzano le risposte e si rende il flusso di informazioni tra scuola, famiglia e studenti molto più efficiente e rapido. Per far sì che anche la parte più burocratica della scuola possa essere definita digitalizzata al 100% è necessario che anche gli uffici e il personale della segreteria siano dotati di device di ultima generazione e che gli addetti siano formati nel modo giusto. Non bastano più modem e stampanti. Servono sistemi informatici di ultima generazione e interfacce user friendly. 

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