Top trois des pertes de temps dans une réunion (et comment récupérer ce temps)

ActivPanel for the Workplace

Published: janvier 1st, 1970


Par Eric Sykes, consultant en éducation Promethean

Chaque jour, rien qu’en Amérique, il y a entre 36 et 56 millions de réunions par jour. Selon une étude de Bain & Company, les organisations passent environ 15 % de leur temps en réunion. Le temps est à somme nulle. Le temps passé en réunion est un temps qui n’est pas consacré à la réalisation d’autres tâches. C’est pourquoi la perte de temps en réunion est si importante.

Alors comment savoir quand une réunion est nécessaire ou non ? Il y a quelques facteurs à prendre en compte, mais la réponse courte est : uniquement lorsqu’il est nécessaire d’accomplir une tâche. Les réunions coûtent de l’argent aux organisations. Pour déterminer combien, divisez le salaire de chaque employé par 2 000 (nombre d’heures de travail dans une année moyenne). Combinez le salaire horaire de chaque employé et multipliez le total par les heures passées en réunion. Sur base de la moyenne des réunions par jour ici en Amérique, la somme est colossale. Donc, si ladite tâche ne nécessite pas la contribution d’autres personnes en face à face, dans un cadre en temps réel, vous ne devriez pas planifier cette réunion.

Éviter les pièges de la réunion

Mais supposons que vous ayez évalué vos options et qu’une réunion soit indispensable, quels sont les pièges à éviter pour vous assurer que votre réunion soit productive et que vous en ayez pour votre argent, pour ainsi dire ? Les trois principales pertes de temps sont le démarrage tardif de la réunion, la présence d’un nombre trop élevé de personnes et un manque de direction pour cette réunion. Gagner du temps peut s’avérer facile grâce au nouvel écran numérique interactif Promethean pour entreprise, l’ActivPanel Titanium Pro !

Selon un article publié par Bluewater, « environ 37 % des réunions commencent en retard, environ 15 minutes en moyenne, ce qui entraîne une perte de temps et une perte de productivité importantes ». Certains facteurs communs qui contribuent à cette perte de temps sont le manque de gestion du temps lors des réunions précédentes, ce qui accroît leur durée, un manque de ponctualité et les problèmes technologiques. Mais tous ces problèmes peuvent être facilement résolus par une préparation appropriée et la création d’une culture qui respecte le temps de chacun. Si vous êtes chef d’équipe, ou même si vous ne l’êtes pas, soyez la voix de la révolution ! Donnez l’exemple et testez votre présentation selon la manière dont vous voulez la présenter, et précisez systématiquement les heures de début et de fin.

Un nombre trop élevé de personnes dans une réunion réduit la productivité des membres clés qui doivent être impliqués, fait perdre du temps aux collègues qui pourraient simplement lire le compte-rendu de la réunion et augmente le coût global de la réunion. Alors, qui devrait être invité à votre prochaine réunion ? Les décideurs devraient être invités. Si vous avez besoin de l’approbation ou de la contribution de votre superviseur pour passer à l’étape suivante pour accomplir une tâche, alors il doit être présent. Vos progrès dépendent de leurs contributions, alors envoyez cette invitation de calendrier.

De même, chaque participant à une réunion devrait être vital pour l’avancement de la tâche qui est concernée par la réunion. Si un collègue n’a rien à apporter, il ne doit pas être invité. Steve Jobs résume bien cela en déclarant : « Chaque personne dans la pièce doit être là pour une raison. Une invitation par charité n’a pas lieu d’être. Soit vous êtes essentiel à la réunion, soit vous ne l’êtes pas ».
S’assurer de la présence de toute personne requise

Enfin, toute personne concernée par les décisions prises devrait également être présente. Bien que cela semble être une évidence, il convient de le signaler malgré tout. Vous ne souhaitez pas marcher sur les pieds d’un collègue et prendre des décisions qui relèvent de son domaine. Il aurait peut-être été préférable de dire que toutes les personnes concernées par la réunion doivent être présentes.

Le dernier de ces écueils peut être évité en faisant preuve d’un peu de bon sens et de planification. Lorsqu’une réunion n’est pas réfléchie, ce manque d’orientation entraîne une perte de temps et l’ennui des employés. Chaque réunion doit avoir un ordre du jour préparé. De plus, cet ordre du jour devrait être partagé avec les personnes invitées afin qu’elles puissent se préparer en conséquence. En donnant aux participants le temps de se préparer, ils savent exactement quel est leur rôle dans la conversation et ce qu’ils doivent apporter.

Les réunions ne vont pas disparaître. Qu’elles soient virtuelles ou en présentiel, elles sont vitales pour chaque industrie, mais uniquement lorsqu’elles sont planifiées et exécutées correctement. Ainsi, la prochaine fois que vous déciderez que la seule façon d’accomplir une tâche est de vous réunir dans l’ancienne salle de conférence, n’oubliez pas de : planifier à l’avance, choisir judicieusement les participants et respecter le temps de vos collègues !
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