Las tres mayores pérdidas de tiempo en una reunión (y cómo recuperar ese tiempo)

ActivPanel for the Workplace

Published: enero 1st, 1970


Por Eric Sykes, asesor educativo de Promethean

Solo en Estados Unidos se celebran entre 36 y 56 millones de reuniones al día. Según un estudio de Bain & Company, las organizaciones pasan alrededor del 15% de su tiempo en reuniones. El tiempo es un juego de suma cero. El tiempo que se dedica a una reunión es tiempo que no se emplea en realizar otras tareas. Por eso es tan importante la pérdida de tiempo en las reuniones.

Entonces, ¿cómo puede saber cuándo una reunión es necesaria o no? Hay varios factores que se deben tener en cuenta, pero la respuesta corta es solo cuando sea necesario para realizar una tarea. Las reuniones cuestan dinero a las organizaciones. Para calcular cuánto, divida el salario de cada empleado entre 2000 (la cantidad de horas de trabajo de un año medio). Combine el salario por hora de cada empleado y multiplique el total por las horas dedicadas a la reunión. Según el promedio de reuniones al día en Estados Unidos, es una cantidad considerable. Si dicha tarea no requiere la participación de otras personas cara a cara en tiempo real, entonces no debería programar esa reunión.

Evitar los errores de la reunión

Supongamos que ha sopesado sus opciones y una reunión es fundamental. ¿Qué errores hay que evitar para asegurarse de que la reunión sea productiva y saque el máximo provecho de su inversión, por así decirlo? Las tres principales causas de las pérdidas de tiempo son la impuntualidad a la hora de dar comienzo a una reunión, la asistencia de demasiadas personas y la falta de dirección de esa reunión. Es muy fácil ahorrar tiempo con la nueva pantalla interactiva para empresas de Promethean, la ActivPanel Titanium Pro.

Según un artículo publicado por Bluewater, «alrededor del 37% de las reuniones comienzan casi 15 minutos tarde de media, lo que provoca unas pérdidas de tiempo y de productividad extraordinarias». Los factores más comunes que contribuyen a dicha pérdida de tiempo son la falta de gestión del tiempo en reuniones anteriores que provocan que se alarguen, la impuntualidad y problemas tecnológicos. Pero todos estos se solucionan fácilmente con una preparación adecuada y creando una cultura que respete el tiempo de los demás. Si usted es jefe de un equipo, o incluso aunque no lo sea, ¡sea la voz de la revolución! Predique con el ejemplo y pruebe su presentación en todos los medios en los que vaya a presentarla e insista siempre en empezar y terminar a tiempo.

Cuando hay demasiadas personas en una reunión, la productividad de los miembros clave que deben participar se reduce, los compañeros de trabajo que podían limitarse a leer las actas de la reunión pierden tiempo y el coste general de la reunión aumenta. Entonces, ¿a quién debería invitarse a su próxima reunión? Se debería invitar a los responsables de la toma de decisiones. Si necesita la aprobación o aportación de su supervisor para continuar con el paso siguiente y realizar una tarea, entonces debería estar allí. El progreso depende de sus aportaciones, así que envíe esa invitación.

Del mismo modo, todos los asistentes a una reunión deben ser fundamentales para el progreso de la tarea que se trata en la reunión. Si un colega no tiene nada que aportar, no se le debe invitar. Steve Jobs lo expresó mejor al afirmar: «Todos los presentes en la sala deben estar allí por alguna razón. No existe tal cosa como una invitación a la misericordia. O eres fundamental para la reunión o no lo eres».
Asegurarse de que todos los que están allí tienen que estar

Por último, también debe estar presente cualquier persona que se vea afectada por las decisiones que se tomen. Esto es un poco obvio, pero vale la pena destacarlo. Nunca querrá invadir el territorio de un colega y tomar decisiones que sean de su competencia. Quizás hubiera sido mejor decir que todos los afectados por la reunión deben estar allí.

El último de estos errores se resuelve con un poco de sentido común y planificación. Cuando una reunión no se piensa bien, esa falta de dirección se traduce en pérdida de tiempo y, por lo general, en empleados aburridos. Se debe preparar un orden del día para cada reunión. Además, ese orden del día debe compartirse con los asistentes para que puedan prepararse debidamente. Al ofrecer a los asistentes el tiempo adecuado para prepararse, saben exactamente cuál es su papel en la conversación y qué tienen que aportar.

Las reuniones no van a desaparecer. Ya sean virtuales o en persona, son indispensables en todos los sectores, pero solo cuando se planifican y llevan a cabo correctamente. Así que la próxima vez que decida que la única forma de realizar una tarea es reunirse en la antigua sala de conferencias, recuerde: planifique con antelación, elija sabiamente a los asistentes y sea respetuoso con el tiempo de sus colegas.
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